ИЗМЕНА УРЕДБЕ О ЈЕДИНСТВЕНИМ ТЕХНИЧКО-ТЕХНОЛОШКИМ ЗАХТЕВИМА И ПРОЦЕДУРАМА ЗА ЧУВАЊЕ И ЗАШТИТУ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА У ЕЛЕКТРОНСКОМ ОБЛИКУ ОД 26.12.2023.
Измене Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику праве разлику за чување и заштиту документарног материјала који се трајно чува и документарног материјала са роком чувања:
– за документарни материјал који се трајно чува у електронском облику (архивска грађа), ствараоци и имаоци документарног материјала дужни су да до предаје надлежном архиву, осигурају његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување;
– ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику који нема трајни рок чувања, дужни су да осигурају његов интегритет, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост квалификованим електронским потписом, односно квалификованим електронским печатом.
Органи (државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединице локалне самоуправе, установе, јавна предузећа и имаoци јавних овлашћења) као ствараоци и имаоци врше поуздано електронско чување у софтверском решењу е–Архив који је део архивског информационог система.
Привредни субјекти који нису део „јавног сектора” не морају да врше електронско архивирање у информационом систему за поуздано електронско чување, већ чување и заштиту документарног материјала који се трајно чува његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување.
Новину представљају одредбе члана 3. став 2 Уредбе, којим прописано је да се поуздано електронско чување документарног материјала који се трајно чува у електронском облику који су ствараоци предали државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења (у даљем тексту: органи), осигурава преко тог органа као имаоца.
Изменама одредби Уредбе које се односе на издвајање електронског документарног материјала који се уништава прецизирано је да се захтев у електронском облику креира са пописом само оног документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи, захтев за предају архивске грађе старије од 30 година предаје се путем Портала е-Управа.
Упутства о примени Закона о архивској грађи и архивској делатности
ОБАВЕШТЕЊЕ ЗА ПРАВНА ЛИЦА ПОД НАДЗОРОМ
ИСТОРИЈСКОГ АРХИВА ЈАГОДИНА
Достава документације се обавља поштом, на адресу: Милана Мијалковића 14,35000 Јагодина у штампаном облику или донети лично у периоду од 8:00 до 14:00 часова.
Народна скупштина Републике Србије је 24. јануара 2020. усвојила Закон о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“, br. 6/2020) и годину дана након тога почела је и његова званична примена.
Овим законом уређује се систем заштите архивске грађе и документарног материјала, утврђују услови и начин коришћења архивске грађе, утврђује се правна регулатива која се односи на архивску грађу изворно насталу у електронском облику као и надлежност и делатност архива у Републици Србији.
Њиме се јасно дефинишу обавезе свих ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала (чланови 9-21) .
Уколико до сада нисте регистровани као стваралац и ималац архивске грађе у Историјском архиву у Јагодини молимо Вас да нам уз нормативна акта и копију архивске књиге пошаљете и копију акта о оснивању или извода из АПР-а као и контакт податке одговорног стручног лица које је задужено за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом.
Члан 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности прописује израду следећих нормативних аката:
1) ОПШТИ АКТ О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, КЛАСИФИКОВАЊА, АРХИВИРАЊА И ЧУВАЊА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
Архиву доставити један потписан и оверен примерка. Други примерак задржава ствараоц и имаоц.
2) ЛИСТА КАТЕГОРИЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА СА РОКОВИМА ЧУВАЊА
Архиву се уз Допис (заведен и потписан) доставља по ЈЕДАН примерак Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора/управног одбора /надзорног одбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, потписана и оверена. а други остаје ствараоцу и имаоцу.
3) ОПШТИ АКТ О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, ЗАШТИТЕ, И КОРИШЋЕЊА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА
Архиву доставити један потписан и оверен примерк. Други примерак задржава ствараоц и имаоц.
Препис архивске књиге се доставља најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а уколико до сада нисте достављали архивску књигу онда први пут достављате копију целе архивске књиге. Имајући у виду да је рок више продужаван, обавештавамо вас да померање рока неће бити.
Уколико сте у статусу:
1. Предузетника – Закон о приватним предузетницима ( „Сл. гласник СРС“, бр. 54/89 и 9/90 и „Сл. гласник РС“,бр. 46/91, 53/95 и 35/2002.)
2. Удружења чији су оснивачи искључиво физичка лица – Закон о удружењима („Сл. гласник РС“, бр. 51/2009, 99/2011 – др. закони и 44/2018 – др. закон)
3. Представништва страног привредног друштва или огранка – Закон о привредним друштвима („Сл. гласник РС“, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – др. закон, 5/2015, 44/2018, 95/2018 и 91/2019) за сада нисте у обавези да доставите Архиву нормативна акта као ни архивску књигу. Уколико дође до евентуалних измена, исте ћемо благовремено објавити на нашем сајту.
За све додатне информације можете се обратити путем телефона 035 8 223 506 или 064 8197 521 (Служба заштите архивске грађе ван архива),
У вези обуке одговорних лица за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом насталом у папирном облику, као и упутство попуњавања архивске књиге, контакт: Саша Здравковић Виши архивист службе заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива 035 8 223 506 или 064 8197 521
