У складу са већ постигнутим, по много чему импресивним резултатима, у односу на друге установе истог или сличног типа, током првих пола века свог постојања (1951 – 2001), Историјски архив Јагодине наставио је са својим активностима у знатно већем обиму него у ранијим периодима. То особито важи за области научноистраживачке и издавачке делатности али и за основе делатности чувања, сређивања и обраде архивске грађе као и пружања свих врста услуга заинтересованим грађанима, из домена делатности Архива.

Независно од изазова свих захтева новог времена (21. век), по својој основној надлежности и територијалној одговорности, Историјски архив Јагодине покривао је (и још увек покрива) релативно велики географски и административни простор садашњег Поморавског управног округа, који се састоји од пет општина (Ћуприја, Параћин, Деспотовац, Свилајнац и Рековац) и територије града Јагодине.

На поменутом простору постоји огроман број регистратура, односно установа, институција и административних јединица, којима је потребна стручна помоћ у заштити архивске грађе и регистраторског материјала. Поред тога, постоји и готово 300.000 потенцијалних корисника, само са територије Поморавског округа, специјализованих услуга које пружа архив као и велког броја корисника из других делова Републике Србије, чак и бивше Југославије, којима је у одређеним сегментима и аспектима неопходна стручна помоћ Историјског архива Јагодине.

У складу са ноим захтевима времена и неизбежним повећањем обима послова и усложавањем њихове структуре, било је неопходно да се Архив технички осавремени и обогати новом, стручном радном снагом која ће бити способна да обави све нове, нужно наметнуте послове и задатке, као и разне изазове у организацији и осавремењавању стручне делатности. Са поменутим активностима кренуло се од самог почетка 2001. године, пре свега у погледу запошљавања стручних лица за посебне послове и задатке (информатичка делатност).

Први корак у том правцу представљало је формирање информатичког центра и техничке службе, при Служби заштите архивске грађе у Архиву (Служби депоа), 2001. године. Због тога је била измењена систематизација радних места, у смислу обогаћивања стручне структуре запослених у архиву.

АДМИНИСТРАТИВНА ЗГРАДА

Административна зграда Историјског архива у Јагодини има површину 154 м2 у два нивоа. Горњи ниво чини канцеларијски простор, а доњи је адаптиран за смештај библиотеке и вредније архивске грађе.

БИБЛИОТЕКА

Библиотека Архива поседује 3000 библиографских јединица и 1500 периодичних издања. У Библиотеци се налази велики број старих и ретких књига од којих је најстарија збирка извора Прибавленије III издата у Бечу 1795. године.

ДЕПО

Смештајни простор-депо Архива је у згради некадашње Учитељске школе, која је споменик културе. Површина депоа износи 900 м2… У депоима је смештено око 4500 дужних метара архивске грађе, односно 325 фондова и 9 збирки који су обрађени у водичу архива, као и седамдесетак фондова преузетих по објављвању Водича.

ОРГАНИЗАЦИОНА СТРУКТУРА

1. Служба управних, финансијских и општих послова

У оквиру организационе јединице управа, општи и помоћни послови, обављају се следећи послови: административни, кадровско-персонални, послови писарнице, дактилографски послови, неки од финансијско-материјалних и рачуноводствених послова (Финансијско-материјалне и рачуноводствене послове обавља заједничка служба Града Јагодине која те послове обавља за све установе културе) правни, курирски, послови одржавања хигијене, послови одржавања и заштите имовине Архива, послови управљања службеним возилом, послови техничке реализације културно-образовних активности, други послови у зависности од потреба Архива, други послови предвиђени законом и другим прописима.

2. Служба заштите архивске грађе у архиву – Служба депоа

У оквиру организационе јединице заштита архивске грађе и регистратурског материјала у Архиву-Служба Депоа обављају се следећи послови: заштита архивске грађе и регистратурског материјала у архиву, пријем и смештај архивске грађе у депоу, одржавање грађе у депоу, издавање архивске грађе на обраду и сређивање, издавање архивске грађе на коришћење, вођење евиденције за целокупну грађу у депоу, вођење евиденције за издату архивску грађу ,рад са странкама, издавање уверења о чињеницама које су садржане у архивској грађи и издавање преписа докумената који се чувају као архивска грађа, други послови у зависности од потреба Архива као и други послови предвиђени законом и прописима.

3. Служба сређивања и обраде архивске грађе

У оквиру организационе јединице -служба сређивања и обраде архивске грађе, са припадајућим оделењима обављају се следећи послови:

-у одељењу сређивања и обраде архивске грађе: разврставање архивске грађе на фондове, израду историјских бележака, класификацију архивске грађе у фонду, обраду књига, систематизацију архивске грађе у фонду, излучивање безвредног регистратурског материјала у архиву, сређивање и обраду фотографија, прикупљање и обраду мемоарске грађе, формирање и комплетирање досијеа, рачунарску обраду података архивске грађе, формирање и комплетирање досијеа, израда општег инвентара, израда аналитичког инвентара, израда именског регистра, израда географских регистра.

-у одељењу културно просветне и издавачке делатности: припрема и издавање радова и публикација, истраживање и одабирање докумената и текстова, археографска обрада докумената, припремање изложби архивских докумената, предавања, сарадња са медијима у сврху упознавања и популаризације архивистике

-у приручној библиотеци: набавка библиотечког материјала куповином и откупом, набавка библиотечког материјала разменом или поклоном, физичка обрада и евиденције библиотечког материјала, издавање библиотечког материјала у научне, стручне, јавне и приватно-правне сврхе, други послови предвиђени законом и другим прописима, други послови у зависности од потреба Архива.

4. Служба заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архив – Спољна служба

У оквиру организационе једининице заштита архивске грађе и регистратурског материјала ван Архива- Спољна служба обављају се следећи послови: евидентирање регистратура, комплетан преглед архивске грађе и регистратурског материјала, пружање стручне помоћи регистратурама на њихов захтев, израда листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања, излучивање регистратурског материјала коме је истекао рок чувања, преузимање архивске грађе, евиденција о регистратурама , архивској грађи и регистратурском материјалу ван архива, посебни видови заштите архивске грађе и регистратурског материјла ван Архива, заштита архивске грађе у приватном власништу, законом предвиђен надзор над заштитом архивске грађе и регистратурског материјала, вођење евиденција прописаних законом и другим прописима, други послови предвиђени законом и другим прописима, други послови у зависности од потреба Архива.

5. Информативни центар и техничка служба

У оквиру организационе јединице информативни центар и техничка служба обављају се следећи послови:

а) у информативном центру

прикупљање, обрада, систематизација, на погодан начин објављивање и стављање на располагање корисницима, информација о архивској грађи која се налази у стварној или територијалној надлежности Архива, или се односи на историјску прошлост територије над којом Архив има надлежност, а налази се у другим архивима, затим:
-информације о научно информативним средствима о грађи Архива,
-информације о књижном фонду приручне библиотеке,
-информације о кoришћењу архивске грађе Архива,
-информације о техничким, финасијским, кадровским и осталим условима рада Архива а према подацима које су доступне,
-води евиденцију фондова и збирки ( писана документа, печати, фотографије, плакати и сл.),
-евиденцију грађе у приватном власништву, евиденцију раритета и издвојене грађе,
-евиденцију репродуковане грађе (микрофилмова, снимака, ксерокопија, исписа и сл.);
-информативни центар доставља, по потреби надлежном Архиву-матичној установи, списе, дупликате или копије научно-информативних средстава урађених у Архиву;
-преношење, чување и презентације архивске грађе и регистратурског материјала новим техникама заштите (уношење, евиденција, скенирање, микрофилмовање…)

б) у техничкој служби

-фотографисање и скенирање архивске грађе и превођење у дигитални облик;
-фотокопирање архивске грађе;
-вођење свих врста евиденција о снимљеној, скенираној, микрофимованој и фотокопираној архивској грађи;
-израда резервних копија, чување и заштита физичких носиоца података о архивској грађи (дискета, дискова, микрофилмова, микрофишева, фотографија);
-уношење података из архивске грађе, њена аутоматска обрада и систематизација;
-старање о исправности, контрола правилне употребе рачунарске опреме, фотографске и биро-опреме;
-одржавање рачунарске мреже;
-техничка обрада и припрема текстова за штампу;
Други послови предвиђени законом и другим прописима, други послови у зависности од потреба Архива, други послови предвиђени законом и другим прописима.

Руководиоци:

Светлана Мишковић –в.д. директора
Тел: 035/242-059

Дејан Танић-архивиста координатор у организационој јединици –Служба сређивања и обраде архивске грађе
Тел: 035/223-506

Архив има 18 запослених на неодређено време.